Организация электронного документооборота аутсорсером
Апр 21, 2010
Предложение от компаний ИТ-аутсорсинга по формированию электронного документооборота в последние годы завоевывает ведущие позиции на рынке услуг. Несмотря на сложности, связанные с передачей такой важной составляющей любого бизнеса, как информация, все больше организаций формируют электронные базы данных у сторонних организаций – аутсорсеров.
При формировании электронного документооборота следует учесть несколько ключевых моментов. Для начала организация, передающая сохранение и обслуживание информационных потоков на аутсорсинг, сохраняет за собой ответственность по соблюдению гражданского и налогового законодательства при составлении документов. В конечном итоге именно руководитель организации несет ответственность за сами документы, аутсорсеры обеспечивают только оборот документов и защиту информационных потоков.
При заключении договора на аутсорсинг следует всесторонне изучить все правовые вопросы, связанные с осуществлением работ. К этому относятся аспекты и самого соглашения аутсорсинга, и вопросы лицензирования и сертифицирования процесса оказания услуг и используемого оборудования и программного обеспечения.
Организация – заказчик должна регулярно контролировать процесс исполнения работ, своевременно информировать аутсорсера обо всех изменениях в организационной структуре и информационных структурах. Для этого необходимо принимать отчеты от аутсосрсера с указанием проводимых мероприятий.
И, наконец, договором важно предусмотреть процедуру передачи сформированных электронных баз данных в случае расторжения договора. Процедура включает в себя сроки передачи, в каком виде базы должны быть передана. Эта процедура должна обеспечить бесперебойную работу при переходе к другой форме работы с информационными потоками, например, в собственном подразделении.